Problemas habituales de Office 365 y cómo solucionarlos

Es posible que te encuentres con problemas al utilizar cualquier aplicación, y Office 365 no es una excepción. No todos los problemas se deben a errores sin corregir por parte del proveedor del software o a aplicaciones de terceros, como el reciente Incidente de CrowdStrike que provocó una interrupción global del servicio de O365. Muchos de los problemas con los que te puedes encontrar en el día a día se pueden solucionar desde el lado del cliente. Si te encuentras con un problema en Office 365 que solo puede solucionar el proveedor, Microsoft suele publicar una versión para resolver cualquier problema conocido lo antes posible.

Cuando trabajas con Office 365, resulta útil disponer de soluciones para posibles problemas de Office 365, y esta entrada del blog aborda los problemas de Office 365, la resolución de problemas de Office 365 y las posibles soluciones para detectar y solucionar los problemas conocidos de Office 365.

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Problemas de activación de Microsoft Office 365

Para poder utilizar las aplicaciones de Office 365, es necesario que tu Office 365 esté activado. Si no está activado, aparecerá el siguiente mensaje de error:

Producto desactivado.

Para seguir utilizando Word sin interrupciones, selecciona la opción siguiente para reactivarlo.

Enter key – Tengo una clave de producto .

Sign In – Añadir este ordenador a una cuenta activa .

Comprueba la versión de Microsoft Office instalada en tu ordenador, así como el nombre de tu suscripción y la fecha de caducidad. Las aplicaciones de Office 365 instaladas en un ordenador deben conectarse a los servidores de Microsoft a través de Internet al menos una vez cada 30 días para que se compruebe y valide la licencia. Si no conectas las aplicaciones de Office 365 instaladas a los servidores de Microsoft durante más de 30 días consecutivos, estas aplicaciones se desactivarán. Una vez establecida la conexión con los servidores de licencias de Microsoft, la licencia se renovará.

Si has instalado una versión de Microsoft Office diferente a la versión de Office 365 incluida en tu plan de suscripción, desinstala la suite de Office existente de tu ordenador e instala la versión correcta. A continuación, intente activar de nuevo la suite de Office 365 instalada en su ordenador. Es posible que tenga que eliminar las licencias antiguas de Microsoft Office de su ordenador e instalar una nueva.

Si hay varias versiones de Microsoft Office instaladas, pueden producirse problemas de activación de Office 365. Desinstale las versiones antiguas de Microsoft Office de su ordenador e intente activar Microsoft Office 365 de nuevo.

Compruebe la conexión a Internet. Asegúrese de que el acceso de red a los servidores de Microsoft no esté bloqueado. Comprueba el cortafuegos de tu ordenador, el router y los ajustes de DNS.

Si tu suscripción a Office 365 ha caducado, adquiere una nueva licencia y renueva tu suscripción por un nuevo periodo. A continuación, intenta abrir de nuevo las aplicaciones de Office 365.

Si deseas utilizar las aplicaciones de Office 365 instaladas en un servidor de terminales, debes utilizar Office 365 Pro Plus, que admite la activación en ordenadores compartidos. Consulte el artículo « entrada de blog » sobre el uso de Office 365 en un servidor de terminales.

Problemas de inicio de sesión en Office 365

Los problemas de inicio de sesión en Office 365 son habituales entre los usuarios de Office 365. Veamos algunos de ellos y revisemos las recomendaciones que pueden servir para solucionar problemas de Office 365. Un nombre de usuario o una contraseña incorrectos son causas habituales de un fallo en el inicio de sesión. El mensaje de error aparece al intentar iniciar sesión en el portal de Office 365: «No reconocemos este nombre de usuario ni esta contraseña».

Posibles causas de este error:

• Has introducido un nombre de usuario o una contraseña incorrectos. Comprueba tu contraseña y asegúrate de que no tengas activada la tecla BLOQ MAYÚS. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Evita copiar tus contraseñas desde un documento de texto, Skype u otra aplicación; en su lugar, introdúcelas manualmente. Las prácticas recomendadas aconsejan evitar guardar contraseñas en documentos de texto o aplicaciones de mensajería.
• Un administrador de Office 365 ha cambiado la contraseña de tu cuenta de Office 365 o ha desactivado tu cuenta. Pide a tu administrador del sistema que te facilite las credenciales.

Si has olvidado la contraseña de tu cuenta de Office 365, intenta recuperarla o restablecerla.

Utiliza este enlace para recuperar cuentas de trabajo o de centro educativo: https://passwordreset.microsoftonline.com (si tu administrador de Office 365 ha habilitado la opción para que los usuarios puedan restablecer sus contraseñas).

Utiliza este enlace para recuperar un correo electrónico personal de Microsoft: https://account.live.com/ResetPassword.aspx

Define siempre un correo electrónico de recuperación al configurar tu cuenta de Office 365. Si se introduce una contraseña incorrecta varias veces, después de varios intentos fallidos de inicio de sesión, tu cuenta de Office 365 quedará bloqueada. Si tu cuenta está bloqueada pero no has definido tu dirección de correo electrónico de recuperación, intenta rellenar el formulario de recuperación de la cuenta de Microsoft.

• Intenta utilizar tu ordenador habitual y la dirección IP desde la que te conectas a los servicios de Office 365.
• Responde a tantas preguntas como sea posible en el formulario de recuperación proporcionado. Intenta no dejar preguntas sin responder.
• Establece un nuevo Correo electrónico de contacto. Microsoft no envía publicidad a los Correo electrónicos indicados.
• Introduce el código CAPTCHA para continuar.

NOTA: En caso de que tengas autenticación de dos factores activado en tu cuenta, no podrás recuperarla de esta forma.

Problemas de Microsoft 365 con el navegador Safari

Safari puede provocar problemas con Microsoft 365 debido a la función «Prevención inteligente de seguimiento» (ITP).

Para resolver este problema, puede hacer lo siguiente:

• Abra Safari y vaya a Preference > Privacy.
• Desmarque la casilla de verificación Prevent cross-site tracking .
• Cambie a teams.microsoft.com.

Problemas de correo electrónico y sincronización

Los problemas de conexión, las versiones obsoletas de las aplicaciones y otros factores pueden provocar problemas de sincronización entre el servidor de Microsoft y el cliente local. Esto puede hacer que los nuevos correos electrónicos no se muestren en su aplicación cliente de Outlook. A continuación le mostramos cómo resolver este tipo de problemas.

Problemas con Outlook de Office 365

Si utilizas Outlook de Microsoft Office 365 como cliente de correo electrónico independiente y no puedes enviar ni recibir mensajes de correo electrónico, comprueba los ajustes de conexión de Outlook.

Asegúrate de haber introducido el nombre de usuario y la contraseña correctos de Office 365.

Consulta Ajustes de POP3 y SMTP para conectarte a los servidores de correo de Microsoft (direcciones de los servidores, puertos, cifrado, autenticación). Si utilizas IMAP, comprueba los ajustes de IMAP.

Problemas de sincronización

Los problemas de sincronización de Office 365 son habituales en Office Mobile, pero a veces pueden producirse problemas similares en las aplicaciones de escritorio de Office 365, como OneDrive y Outlook.

Si la sincronización de OneDrive falla y provoca problemas en la visualización de los correos electrónicos, comprueba si tienes instalada en tu dispositivo la última versión del cliente de OneDrive, comprueba la conexión a Internet y asegúrate de que los archivos no superen los límites de OneDrive (el tamaño máximo de archivo, el nombre correcto del archivo, el número de elementos en una carpeta, etc.).

En cuanto a Outlook, pueden producirse problemas de sincronización después de instalar actualizaciones como KB2837618 o KB2837643 . La aplicación Outlook puede bloquearse después de iniciarse o mostrar errores al utilizar IMAP para una cuenta de correo electrónico:

• No dispone de los permisos adecuados para realizar esta operación.

• No tiene permiso para mover elementos en esta carpeta.

• No se pueden mostrar sus ajustes de respuesta automática porque el servidor no está disponible en este momento. Inténtalo de nuevo más tarde.

Cómo solucionar problemas de Office 365 relacionados con la sincronización

Para solucionar los problemas de sincronización relacionados con IMAP, puedes desinstalar las actualizaciones KB2837618 y KB2837643. Haz lo siguiente:

1. Pulsa Starty, a continuación, ve a Control Panel > Programs and Features.
2. Selecciona KB2837618 y, a continuación, pulsa Remove.
3. Selecciona KB2837643 y, a continuación, pulsa Remove una vez más.

Reinicia el sistema y intenta iniciar la aplicación de Outlook después de eso para comprobar si se han resuelto los problemas de sincronización.

Problemas de Microsoft 365 relacionados con las actualizaciones

Microsoft recomienda actualizar Windows, Microsoft Office y otro software con regularidad. Las actualizaciones de Microsoft se publican periódicamente y te permiten proteger el software frente a amenazas conocidas, corregir errores, etc. Los problemas conocidos de Office 365 suelen solucionarse con estas actualizaciones. Veamos qué puede hacer si las actualizaciones no se instalan automáticamente y qué factores pueden provocar problemas con las actualizaciones. Abre una de las aplicaciones de Office 365 instaladas y haz clic en File > Account > Update Options > Update Now para comprobar si las actualizaciones de Office 365 están instaladas. Si no se han instalado, proceda a instalarlas.

La instalación de las actualizaciones de Office 365 puede fallar por diferentes motivos, algunos de los cuales se enumeran a continuación.

El sistema operativo en el que están instaladas tus aplicaciones de Office 365 no es compatible con la versión actualizada de Microsoft Office 365. Windows 7 y Windows 8 no son compatibles con las últimas versiones de Office 365, y solo Windows 10 las admite (los sistemas operativos Windows Server no se tratan aquí).

No hay conexión a Internet disponible o un cortafuegos está bloqueando las conexiones de red.

Si estás seguro de que no hay problemas de conexión, pero tu Office 365 no detecta una nueva actualización (y no ves el mensaje «¡Estás al día!»), comprueba el canal de actualización de Office 365. Existen varios canales de actualización de Office 365. Algunos de ellos permiten a los usuarios obtener actualizaciones antes de la versión principal, mientras que otros las proporcionan más tarde. El canal de actualización que utiliza Office 365 depende de tu plan de suscripción a Office 365 y de la configuración.

Comprueba tu canal de actualización abriendo una aplicación de Office 365 y accediendo a File > Office Account. A continuación, haz clic en el botón About Outlook . La lista completa de canales de actualización de Office 365 es la siguiente:

• Beta Channel está disponible para todos los planes de suscripción a Microsoft 365. Este canal permite a los usuarios descargar actualizaciones entre 4 y 6 semanas antes de la versión principal.
• Current Channel (Preview) también está disponible para todos los planes de suscripción a Microsoft 365. Este canal ofrece las actualizaciones más recientes entre 2 y 4 semanas antes de la versión principal.
• Current Channel es el canal de actualización predeterminado disponible para cada plan de suscripción.
• Monthly Enterprise Channel está disponible para los planes de suscripción Business y Enterprise un mes después de la versión principal.
• Semi-Annual Enterprise Channel (Preview) está disponible para los planes de suscripción Business y Enterprise con un retraso de entre 2 y 6 meses respecto a la versión principal.
• Semi-Annual Enterprise Channel está disponible para los planes de suscripción Business y Enterprise con un retraso de entre 6 y 24 meses respecto a la versión principal.
• One-time purchase installation está disponible para las instalaciones de Microsoft Office 2016 y 2019. Las actualizaciones incluyen correcciones de errores y parches de seguridad.
• Volume License para la instalación basada en MSI de Office 2016 y Office 2019, versión 1808. Disponible para instalaciones con licencia por volumen. Se proporcionan correcciones de errores y actualizaciones de seguridad.

Comprueba los complementos instalados en tus aplicaciones de Microsoft 365. Estos complementos pueden provocar problemas como fallos en las aplicaciones o una disminución significativa del rendimiento.

Para solucionar estos problemas relacionados con Office 365, puedes intentar desactivar los complementos y, a continuación, ejecutar las aplicaciones de Microsoft sin ellos.

Puede desactivar los complementos al iniciar la aplicación pulsando la tecla CTRL y haciendo clic en el acceso directo de la aplicación de Microsoft Office. En este caso, considere la posibilidad de utilizar el modo seguro, que resulta útil para la resolución de problemas de Office 365.

Problemas con archivos y almacenamiento

Los problemas con archivos y almacenamiento en Microsoft Office 365 son más graves que otros problemas. No solo suponen un inconveniente y ralentizan el trabajo, sino que también pueden provocar una pérdida crítica de datos. La buena noticia es que la mayoría de los problemas se pueden resolver fácilmente desde el lado del cliente.

Eliminación accidental de archivos importantes

Es posible que, sin querer, envíes un elemento importante de Microsoft 365 a la papelera de reciclaje, especialmente si tienes demasiados archivos en el disco duro de tu dispositivo. No obstante, los archivos que se envían a la papelera de reciclaje no se eliminan de forma permanente.

Por ejemplo, los elementos que se eliminan de SharePoint o Microsoft Teams se conservan en la papelera de reciclaje durante un periodo determinado antes de su eliminación definitiva. Por lo tanto, puede localizar los archivos originales en su sitio principal de SharePoint y restaurarlos desde allí.

Alcanzar la capacidad máxima de almacenamiento

Este error aparece cuando intenta cargar o guardar un elemento de Microsoft 365. Indica que ha alcanzado el límite de almacenamiento especificado por su plan de suscripción.

Puede resolver este problema de Office 365 simplemente adquiriendo espacio de almacenamiento en la nube adicional de Microsoft. Considere la posibilidad de implementar una práctica de limpieza periódica del almacenamiento mediante revisiones de la papelera de reciclaje de Microsoft 365. Tenga en cuenta que los archivos que elimine pueden ocupar espacio de almacenamiento de forma temporal.

Dificultad para actualizar un archivo de SharePoint con otro usuario

Las organizaciones valoran las capacidades que ofrece la suite de Microsoft 365 para el acceso compartido y la edición simultánea de archivos por parte de los miembros del equipo. Sin embargo, en ocasiones es posible que los empleados no dispongan de los permisos necesarios para abrir y editar un elemento.

Editar los permisos de los archivos y proporcionar a los usuarios el acceso adecuado es una forma sencilla de resolver este tipo de problemas de Microsoft 365.

Abre el archivo en cuestión, haz clic en Share y, a continuación, comprueba la lista de usuarios a los que puedes conceder derechos para editar el archivo. Puedes establecer permisos de acceso para toda la organización o invitar solo a los usuarios que especifiques.

Problemas con OneDrive

Los problemas con OneDrive constituyen una categoría independiente de incidencias relacionadas con Microsoft 365. Pueden ser sencillos, como que el servicio de OneDrive no se ejecute o que falte el icono de OneDrive en la barra de tareas, o más complejos, como un conflicto entre OneDrive y Microsoft 365. A continuación ofrecemos una lista más detallada de los problemas y sus soluciones correspondientes.

Problemas comunes con OneDrive de Office 365

Los problemas más frecuentes de Microsoft 365 relacionados con OneDrive incluyen:

• OneDrive not running: Si el icono de OneDrive en la bandeja del sistema de Windows aparece atenuado, lo más probable es que tengas que iniciar sesión en tu cuenta. Para solucionarlo, haz clic en el icono de OneDrive de la barra de tareas y, después de eso, haz clic en Sign in en la ventana de la aplicación que se abre. Después, introduce las credenciales de inicio de sesión de la cuenta que desees utilizar, confirma la carpeta de OneDrive y completa la configuración para que OneDrive vuelva a estar en línea.
• OneDrive icon not displayed on the Taskbar: Este problema puede estar relacionado con los ajustes de tu barra de tareas. Haz clic con el botón derecho en la barra de tareas y, a continuación, ve a Taskbar settings > Notification area (Windows 10) o Other system tray icons (Windows 11). Desde aquí, puedes activar o desactivar la visibilidad de los distintos iconos de la barra de tareas, incluido el de OneDrive.
• OneDrive conflicts with Microsoft 365: A veces, la opción File collaboration de Microsoft 365 puede bloquear o interrumpir la sincronización de archivos. Para solucionarlo, ve a los ajustes de OneDrive. En Windows 10, ve a Office y desmarca la opción Use Office applications to sync Office files that I open. En Windows 11, acceda a Sync and backup, vaya a Advanced settingsy desactive el interruptor File collaboration .

Problemas de verificación de dominio

Los problemas de verificación de dominio también pueden impedir el uso normal de la suite de Microsoft Office 365. Veamos cómo solucionarlos.

Solución de problemas de verificación de dominio en Microsoft 365

La solución al problema de verificación de dominio en Microsoft 365 depende del mensaje de error que aparezca:

• Sorry we can’t find the record you created

  Este error se produce cuando el Sistema de Nombres de Dominio (DNS) se ha configurado incorrectamente o el registro DNS no se ha propagado a todos los servidores DNS. Para resolverlo, debe comprobar si el dominio cuenta con el registro DNS adecuado.

  Abra la página herramienta de búsqueda de DNS en línea, seleccione TXT o MX en la lista desplegable Type , seleccione Authoritative en Nameserversy, después de eso, en el campo Hostnames or IP addresses , introduzca el nombre de dominio y pulse Dig. Después de eso, anote el resultado que se muestra.

  Si no recibes los resultados, significa que el registro TXT o el registro MX no se han configurado correctamente. Ten en cuenta que la consulta autoritativa se utiliza para verificar que los registros sean correctos y no presenten retrasos en la propagación. Los cambios en el DNS pueden tardar hasta 48 horas en propagarse, aunque normalmente se producen antes. Si después de ello sigues sin poder verificar el dominio, plantéate ponerte en contacto directamente con el servicio de asistencia de Microsoft.

• Can’t verify domain

  Este error puede aparecer cuando el dominio está federado con Microsoft Exchange Online o cuando existe en otro servicio en la nube de Microsoft (como Live@edu). En el primer caso, debes eliminar una relación de confianza de federación. En el segundo, debes eliminar el dominio de los demás servicios, ya que el dominio solo puede existir en un servicio de Microsoft a la vez.

• <DomainName> has already been verified for your account, or for another Microsoft Online Services account

  o

  <DomainName> was already added to a different Office 365 account domain.onmicrosoft.com

  Esto ocurre si el dominio ya existe en otra organización de Microsoft 365. Para resolver el problema, primero debe eliminar el dominio de la ubicación actual (el dominio no puede existir en más de una ubicación). En caso de que no sepa qué cuenta está utilizando actualmente el dominio o no tenga control sobre la cuenta correspondiente, póngase en contacto con el servicio de soporte técnico de Microsoft.

Herramientas que pueden ayudarte

Microsoft ofrece algunas herramientas nativas que pueden ayudarte a detectar y resolver problemas de Office 365 hoy mismo. Repasemos las más populares.

Herramienta de reparación de Office 365

La herramienta Office 365 repair puede ayudarte a solucionar la mayoría de los problemas de Office 365 en las aplicaciones instaladas de Office 365 (no es aplicable si solo utilizas aplicaciones en línea). Puedes intentar reparar Office utilizando la herramienta integrada adecuada.

Abre Control Panel y ve a Programs and features.

Selecciona Office 365 y haz clic en Repair.

Hay dos opciones: Quick repair y Online repair. La reparación en línea ofrece más funciones de reparación y realiza una comprobación más exhaustiva.

Comprobación del estado del servicio de Office 365

Service health es la herramienta en línea disponible para Office 365 para organizaciones (si tienes cuentas de Office 365 para el trabajo y la escuela). Solo los administradores de Office 365 pueden acceder a esta herramienta en Centro de administración de Office 365 ADMIN. Utilice el panel de control de estado del servicio para detectar posibles problemas de Office 365 y leer los consejos proporcionados sobre cómo solucionarlos.

El Analizador de conectividad remota

Utilice el Analizador de conectividad remota para identificar problemas de conectividad que puedan ser la causa de que los servicios de Office 365 no funcionen como deberían. Esta herramienta en línea puede ayudarle a detectar problemas mediante pruebas de los siguientes servicios y funciones:

• DNS de Exchange
• DNS de Lync
• Inicio de sesión único
• Exchange ActiveSync
• Sincronización, notificaciones, disponibilidad y respuestas automáticas
• Acceso a cuentas de servicio
• Conectividad con Outlook
• Correo electrónico SMTP entrante/saliente, correo electrónico POP, correo electrónico IMAP
• Autenticación híbrida moderna de Outlook Mobile

Asistente de soporte y recuperación de Microsoft

Si, después de ejecutar el Analizador de conectividad remota de Office 365, los problemas no se han solucionado, prueba a utilizar Asistente de soporte y recuperación de Microsoft. Esta herramienta debe instalarse en un ordenador como aplicación independiente. Después de instalar y ejecutar la aplicación, introduzca las credenciales de la cuenta de Office 365. Probar la configuración de su sistema de correo electrónico de Office 365 para identificar el problema y encontrar la solución necesaria. Siga las instrucciones proporcionadas por el asistente para detectar y resolver problemas de Microsoft Office 365.

Probar la configuración de su sistema de correo electrónico de Office 365 y solucionar los problemas que impiden a los usuarios utilizar los servicios de correo electrónico. El Asistente de soporte y recuperación de Microsoft puede ayudarle a resolver problemas con Microsoft Office, Office 365 y Outlook.

Si las recomendaciones proporcionadas no le ayudan a resolver los problemas o si desea enviar reclamaciones sobre Office 365, llame al servicio de soporte de Microsoft.

Conclusión

La resolución de problemas de Office 365 es un aspecto importante para crear un entorno informático seguro y fiable. Además de los problemas de Office 365 explicados en la entrada del blog, es posible que te encuentres con incidencias que provoquen la pérdida de datos.

Para evitar la pérdida de datos al utilizar aplicaciones en la nube, haz backup de los datos de Office 365. NAKIVO Backup & Replication es una solución universal de protección de datos capaz de proteger no solo Office 365, sino también entornos virtuales, físicos y en la nube. Descarga el software y configura el backup de los datos en tu entorno.

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